‘Wij redden geen huwelijken…, maar het scheelt niet veel!’

conference-room-768441

Door Jaap Zijlstra

 

‘We moeten een oplossing hebben voor ons probleem’, zegt de directie. ‘En snel!’ Dit soort noodkreten krijgen we regelmatig binnen. Oké, misschien iets anders geformuleerd… Als we ons verdiepen in de organisatie van deze directeur, dan blijkt vaak de oplossing niet direct het verlengde van het probleem. Die ligt dieper. Het probleem volgens de directie is bovenstroom, terwijl wij denken dat het een samenspel is van boven- en onderstroom.

Veel bureaus pakken de onderstroom aan met persoonlijke coaching en teamontwikkeling. Andere bureaus komen met agenda’s, projecten, programma’s en structuren om de bovenstroom te verbeteren. Wij zijn er echter van overtuigd dat je pas effectief bent als je onder- en bovenstroom bij elkaar kunt brengen. Het maakt je team effectiever als je als manager de boven- en onderstroom met elkaar verbindt.

Qua timing is het natuurlijk jammer dat een directie ons pas inschakelt als de nood aan de man is. Hoe eerder we zaken bespreekbaar kunnen maken, des te beperkter blijft de schade. Kom ik zo nog op terug.

Als we kijken wat er aan de hand is, zien we vaak dat er sprake is van invloed van de bovenstroom op de onderstroom en andersom. Er zijn onuitgesproken conflicten (intermenselijke zaken in de onderstroom) en die blijken een belangrijke rol te spelen. Of er is onbesproken leed uit het verleden. Mensen zijn niet gekend en er is nog rouw en verdriet. Of er is sprake van loyaliteitsconflicten. Als het niet een plek krijgt dan gaat dat leiden tot ineffectiviteit in de uitvoering van het proces, tot problemen in de onderlinge samenwerking en discussie over inhoudelijke aspecten. Kortom: het heeft effect op de bovenstroom. Omgekeerd werkt dat ook zo. Wat in de bovenstroom niet goed is afgehecht kan een issue worden in de onderstroom.

Onbespreekbare bespreekbaar maken
Zo had ik onlangs een voorbeeld in een ziekenhuis waar een aantal artsen in een maatschap werken en een aantal collega-artsen in loondienst. Het kan zomaar zijn dat er in het ziekenhuis een issue ontstaat over geld, omdat we van de ene groep artsen een ander beeld hebben dan van de andere groep artsen, omdat ze op verschillende manieren betaald worden. Ik ben ervan overtuigd dat als je dit soort onderwerpen in teamverband of organisatie breed al aan de voorkant kan bespreken, dit aan de achterkant veel gedonder scheelt.

En nu kom ik even terug op wat ik in het begin zei over timing. Vergelijk het met een relatie die sleets wordt. Vaak wordt pas ingegrepen wanneer een van de twee een ander heeft. En dan is het te laat. In die zin zijn wij een soort relatietherapeuten die ervoor zorgen dat alles bespreekbaar wordt gemaakt. Wij redden geen huwelijken, maar het scheelt niet veel. Wij maken het onbespreekbare bespreekbaar. In sommige gevallen moet je dan noodgedwongen afscheid nemen van elkaar. In een huwelijk, maar ook zakelijk. Om de voortgang van het persoonlijk leven of van het bedrijf niet in de weg te zitten.

Het is net als een gezin waarbij alle kinderen vechten om de erkenning van de vader. In de bovenstroom ontstaat er gedoe over dossiers en portefeuilleverdeling. Eigenlijk gaat het erom: wie is nu het meest waardevol in de ogen van de baas. Als je hier heel open over bent zeggen wij dit ook tegen de leidinggevende: zet de mensen in jouw team op een rij en zet ze in volgorde van belangrijkheid in jouw ogen. Dat doet pijn en is ongemakkelijk. Maar het verklaart heel veel. Het verdriet van degene die achteraan staat en de opluchting van degene die vooraan staat en alles wat ertussen zit. Dan krijgt die emotie ook een plek in de bovenstroom. Je móet het bespreken met elkaar en er professioneel mee omgaan.

Er wordt mij vaak gevraagd: waar raken bovenstroom en onderstroom elkaar? Mijn antwoord is steevast: in het goede gesprek… In een relatie doe je dat aan de keukentafel. In een organisatie doe je dat aan de vergadertafel. Maar het verschilt eigenlijk niet van elkaar. Dat soort gesprekken zijn niet altijd makkelijk. Zeker niet voor betrokkenen. Als externe kan ik beter een observatie doen dan wanneer de voorzitter van de Raad van Bestuur er een doet. Bij hem speelt de hiërarchie een rol. Ik ben niet objectief, maar meervoudig subjectief. Ik kan me goed inleven in de verschillende perspectieven. Net als bij de relatietherapeut. Die helpt bij het naast elkaar zetten van beide perspectieven om tot een gezamenlijk doel te komen.

Tot slot raad ik aan om de tijd te nemen om thema’s uit de onderstroom te bespreken. We noemen dat scharreltijd. De tijd die je daarin investeert verdien je gemakkelijk terug door winst in de bovenstroom. Vergelijk het weer met de relatietherapeut. Door 5000 euro in hem te investeren, bespaar je 20 duizend euro aan advocaatkosten. Maar pas op! Interpreteer het woord scharreltijd goed als het om je privérelatie gaat. Anders heb ik het straks gedaan …!

Jaap Zijlstra
november 2018